La obsesión de los usuarios por gestionar sus datos por medio de colores

Siempre me ha sorprendido la obsesión que tienen los usuarios por aplicar colores a sus datos para poder diferenciarlos, no es malo, después de todo una hoja de calculo brinda las herramientas necesarias para dar una adecuada presentación a los datos y poder presentar un resultado agradable a la vista, el problema de todo esto es que los usuarios tienden a mezclar los datos con la presentación y sin saberlo, ellos mismos agregan una complejidad innecesaria a la gestión de sus datos. 

Veamos el siguiente ejemplo que he sacado de una consulta:

"Quiero contabilizar una celda por su texto y color de fondo. Si es verde y pone "vendido" se contabiliza, pero si es verde y pone "no vendido" no se contabiliza, como ejemplo.

Necesito los datos en la misma columna, por eso tengo que contabilizar por color de fondo y texto a la vez."

En Excel a partir de la versión 2007 se hizo una mejora al filtro automático de datos, el cual ya permite filtrar celdas por color, pero nada mas, no existe una función que permita sumar celdas por color a menos que se use VBA para poder programar una función que realice dicha tarea. Para el caso de Google Sheets se esta en la misma situación. Claro se puede recurrir a Apps Script para programar una función que realice dicha tarea, pero quizás no sea recomendable realizar dicha acción, a comparación de Excel, Google Sheets se ejecuta del lado del servidor y el acceder a cada celda para recuperar su color quizás ralentice el desempeño de Sheets y más si dicha función opera sobre un amplio conjunto de celdas.

En vez de complicarse la existencia en programar una función, ya sea en Excel o Sheets, los usuarios deberían aprender a gestionar sus datos. Analicemos la situación, los usuarios aplican un color para brindar un estatus ademas de diferenciar sus datos de acuerdo a dicho estatus.

A continuación les comparto una alternativa para poder gestionar eficientemente sus datos:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/17Pi86iA8e2xCg6sU-1EvkbHmUkmigPZbV-Tj2xLzZRQ/copy

Como pueden ver en las columnas A y B tenemos un listado de asistencia de cinco trabajadores, en la columna D pusimos el estatus de cada color aplicado al empleado en cada respectivo día, pero no podemos realizar estadísticas con estos datos, no podemos filtrar por color o saber cuantas veces asistió o falto un trabajador, se ven muy bonitos los datos pero son totalmente inútiles. Ahora en las columnas de la F a la H tenemos casi el mismo listado, pero hemos agregado una columna adicional para llevar registro de las asistencia, no utilizamos ningún color pero ahora podemos filtrar por la columna G e identificar las faltas o asistencias al igual que podemos aplicar un filtro por la columna F que es el nombre del empleado. Tenemos otras dos ventajas aparte del filtro:

1. Podemos crear una tabla dinámica para crear un reporte con unos cuantos clics.
2. Podemos utilizar funciones como QUERY, CONTAR.SI, entre otras para poder sacar estadísticas con nuestros datos.

Como verán no hay que obsesionarse con los formatos o colores, sino mas bien invertir tiempo en diseñar una plantilla que nos permita gestionar mas eficientemente nuestros datos.