Google Sheets vs MS Excel

Empezaré este post diciendo lo siguiente:

"Excel, sin lugar a dudas es la hoja de cálculo más extendida y usada a nivel mundial, pero no por ello es la única y mucho menos es la mejor, dependiendo la situación..."

¿A qué me refiero con lo anterior? Excel es una herramienta flexible y sumamente eficiente sabiéndola utilizar para determinadas tareas, pero para otras definitivamente no es la más adecuada o ni siquiera pensar en usarla. Realmente el problema reside en que el usuario al estar familiarizado con Excel por ser un producto sumamente extendido llega a creer que puede ser la solución a la mayor parte de los problemas que se presentan en flujos de trabajo. Ciertamente... también me ha pasado, solo hay que estar consciente de las desventajas de utilizar Excel para resolver ciertos problemas, para saber cómo enfrentarlos y no sufrir a futuro por la decisión de haber empleado Excel para resolver el problema.

Hace años que decidir probar alternativas a Excel, pero voy a centrarme en la que actualmente estoy enfocado en aprender y dominar, no porque crea que es mejor que Excel, sino porque al igual que Excel es flexible y aporta otros usos en los cuales considero que Excel no sería la herramienta adecuada a aplicar. Me refiero a Google Sheets u hojas de cálculo de Google.

La primera vez que tuve la oportunidad de usar Google Sheets pensé que se quedaba demasiado corta ante lo que Excel me ofrecía. Grave Error! En un inicio no me di el tiempo suficiente de conocer a fondo esta nueva herramienta de trabajo.

¿Cuáles son los principales inconvenientes/desventajas que alguien que previamente a trabajado con Excel expresa al utilizar Google Sheets?

• No es como Excel. Este punto puede parecer obvio pero me refiero a que estamos acostumbrados a trabajar con Excel, por lo tanto usamos sus menús, atajos de teclado y Google Sheets no tiene que adoptar los mismos menús o atajos de teclas. Por lo tanto hay que aprender algunas cosas de Google Sheets. Existe una curva de aprendizaje que muchos no quieren tomar al respecto y desechan Google Sheets.

• Es lento. Efectivamente Google Sheets nunca será tan rápido como Excel, no es que Sheets sea un producto de inferior calidad, sino que este se ejecuta en los servidores de Google a diferencia de Excel que se encuentra instalado localmente en nuestros equipos, desde donde puede acceder directamente a sus recursos (memoria RAM y uso del procesador). Goggle Sheets se ejecuta en el navegador por lo cual este tiene que enviar datos al servidor, este los procesa y regresa al navegador.

• Tiene poca capacidad. Google Sheets está limitado a 5 millones de celdas, estas pueden estar distribuidas a lo largo de diversas hojas. Excel ofrece mucha mayor cantidad de celdas. Sin duda hay que saber estructurar los datos en Google Sheets.

• Se pierde el formato de celdas y objetos. Google hace un gran esfuerzo en ofrecer la mayor compatibilidad posible con los documentos de Microsoft. Sabemos que Office es un producto de código cerrado al cual solo Microsoft conoce sus entrañas, es difícil que Google pueda emular cada una de las características que ofrece Excel y sabemos que Excel ofrece decenas de características y objetos.

• Las macros no funcionan. Por supuesto, la arquitectura donde corren las Google Sheets no es la misma que tenemos en nuestros equipos. Dudo mucho que Google tenga en sus servidores sistemas operativos Windows ejecutándose que es donde corre y se ejecuta VBA.

Ahora veamos algunas de las ventajas de Google Sheets sobre Excel:

• Está en la nube, por lo tanto podremos acceder desde cualquier computadora que tenga acceso en Internet desde cualquier lugar, así mismo podemos compartir nuestras hojas de cálculo con otros usuarios evitando la terrible duplicidad de documentos. Incluso podemos consultar nuestros documentos desde dispositivos móviles (tabletas, celulares). Todo lo anterior sin importar el sistema operativo que utilicemos.

• Colaboración. Varios usuarios pueden estar editando una hoja de cálculo al mismo tiempo y por medio de un historial de revisiones que incorpora Google Sheets se puede saber la fecha en que un usuario edito el documento, incluso se puede saber que parte del documento y si es preciso se puede restaurar una versión determinada del documento. Esto es bueno para ciertos proyectos o modelos que se manejen en una hoja de cálculo.

• Nuevas funciones que Excel no dispone. Tales como la función QUERY que nos permite hacer uso de sentencias SQL en nuestra hoja de cálculo, IMAGE que permite incrustar una imagen dentro de una celda (muy práctico para armar catálogos de productos), funciones para extracción de expresiones regulares y obtención de datos web.

• Integración. Google Sheets puede servir como base de datos para integrarse con otras aplicaciones como Awesome Tables, AirTables y muchas otras apps que puedan consumir datos desde Google Sheets.

• Google Apps Script. Al igual que Excel, las hojas de cálculo de Google se pueden programar por medio de un lenguaje de script basado en Javascript con lo cual se pueden automatizar varias tareas y acceder recursos que Google pone a nuestro alcance. Apps Script es potente y fácil de aprender pudiendo construir con el complejas Apps haciendo uso de los recursos de Google o de terceros.

En una próxima entrega mostrare cada una de estas características de Google Sheets para que podamos utilizarlas en nuestro trabajo diario.